Heb jij dat wel eens meegemaakt: Nieuwe werkafspraken maken met een andere afdeling?
Volgens mij komt elke afdeling het wel eens tegen: Tientallen afspraken en afspraakjes die in de loop van de jaren gemaakt zijn. Zonder het vast te leggen natuurlijk, want het werkte altijd prima zo. En opeens is er een moment dat het niet meer werkt. Onduidelijke, onuitgesproken en niet-vastgelegde afspraken zijn dan het gesprek van de dag. Namens de teams gaat vervolgens een onafhankelijke adviseur aan de slag. Die houdt een enquête over interne klanttevredenheid, inventariseert wensen en verwachtingen, zet managers rond de tafel om namens de teams over nieuwe werkafspraken te onderhandelen.
Dan volgt een uitgebreide kick off waar de afspraken bekend worden gemaakt. Want iedereen weet dat communicatie van nieuwe afspraken essentieel is. De werkgroep belooft een nieuwe en veel betere toekomst . Maar, voor wie, door wie en namens wie?
De teams gaan vol goede moed aan de slag volgens de nieuwe afspraken. En dan, ondanks de nieuwe afspraken, ontstaat er verwarring… Sommige afspraken blijken voor meerdere interpretaties vatbaar. Sommige afspraken missen. Sommige zijn hetzelfde en net zo onhandig als ze waren. Sommige zijn veranderd, maar niet ten goede.
De afspraken zijn veranderd, maar de realiteit is in wezen hetzelfde gebleven. Komt je dat bekend voor? Eigenlijk is de situatie zelfs verslechterd, want de verwachtingen waren hoog. En zoals het dan gaat met mensen, het cynisme steekt de kop op en we gaan anderen de schuld geven. “Er verandert hier nooit wat!”, “Het ligt aan het management, de buitendienst, de binnendienst of de adviseurs.” Helaas heb ik nog nooit iemand horen zeggen dat het aan hemzelf lag.
Wat kun je dan wel doen? Het is plat, simpel en effectief. En toch kom ik het bijna niet tegen.
Simpelweg elke week een half uurtje om de tafel met elkaar en vanuit beide kanten één praktisch punt aandragen en meteen oplossen. Dat betekent aan het einde van het jaar heel wat onduidelijkheden minder. Bovendien wint relatie er ook veel mee: geen torenhoge verwachtingen, maar ervaren dat je steeds beter op elkaar ingespeeld raakt. Het lijkt niet efficiënt, maar kleine stapjes leiden op den duur altijd tot grote resultaten…
Volgens mij geldt bovenstaande ook voor reorganisaties, nieuwe besturingsfilosofieën en (klant)strategieën.
Dus wat doe jij de volgende keer dat ‘het’ niet werkt?
