Heeft jouw project een nieuwsbrief? Of ben je er ontvanger van?
Elk project dat ik doe moet er nagedacht worden over ‘communicatie’ aan de organisatie. Wat is het doel, wat is het plan, hoe gaan we het aanpakken en wat zijn de resultaten?
De twee manieren van communiceren, die ik het meeste tegenkom, zijn:
- Niet planmatig communiceren, maar “we wel zien hoe het loopt” of
- Communiceren op basis van een uitgebreid communicatieplan: een grote kick off (met bekende Nederlanders), nieuwsbrieven, zeepkisten, intranet-columns en gadgets. Mooie plannen die vaak in het water vallen na een paar weken, bij gebrek aan inspiratie of inhoud.
Ik denk dat het niet nodig is lange plannen te schrijven en grote investeringen te doen en het tegelijkertijd ook niet aan het toeval overlaten. Bijvoorbeeld door een half uur per leidinggevende per week aan de projectcommunicatie te besteden.
Ik geef je graag een voorbeeld uit de praktijk.
In een bedrijf dat haar klanten meer transparantie van en invloed op de kosten wil bieden, loopt een project waarin accountmanagers hun relatie met de operatie verbeteren. Het project loopt al een tijdje en om beter inzicht te krijgen in de resultaten wordt aan de betreffende accountmanagers gevraagd om wekelijks hun voortgang te rapporteren aan hun manager. Hun manager gebruikt de individuele rapportages om aan het veranderprogramma te rapporteren. De eerste keer na het aanleveren van de informatie, verstuurt de business unit manager (op zaterdagavond!) een mailtje van één alinea. Strekking; ik heb gezien dat jullie bezig zijn, ga zo door!
Wat is het effect?
De accountmanagers bespreken dat ze het gevoel hebben dat dit project écht iets gaat opleveren. Ze merken de betrokkenheid van de top om deze weg in te slaan. Aan de andere kant ontstaat discussie met hun eigen manager. Zijn onze doelen haalbaar? Zijn we wel effectief bezig? De business unit manager heeft namelijk in de gaten wat we doen en we willen wel onze doelen gaan halen! Dat is dan één mailtje.
Wat is de volgende stap?
Het projectteam informeert het MT welke personen afgelopen week bijgedragen hebben aan de verandering, bij voorkeur door de manier van doen te veranderen. Daarna vraagt het team elk MT lid om gedurende de week 2 mensen een kwartiertje mee te nemen naar een kamer; hun bijdrage te benoemen, te waarderen en daarna te luisteren wat hen bezighoudt.
Heb jij mogelijkheid komende week een half uur te reserveren voor zulke communicatie? En heb je georganiseerd dat je de juiste informatie hebt om iemand op zijn bijdrage aan te spreken?
Succes!
