Het team spreekt een nieuwe werkwijze af, maar de afspraak komt nooit van de grond. Hoe komt dat? Wat kun je eraan doen?
De nieuwe werkwijze is tot stand gekomen in goed overleg. Na het uiteindelijke besluit, loopt iedereen terug naar zijn werkplek. Dan beginnen de mensen aan hun individuele verwerking van de groepsafspraak. Er zijn drie redenen waardoor beweging uitblijft.
Reden 1: Is deze afspraak echt een afspraak?
Elke medewerker schat voor zichzelf in: “Is deze afspraak echt een afspraak?”. Er wordt zoveel gezegd en afgesproken en vaak nooit op teruggekomen. Deze vraag speelt daarom altijd een rol en zeker in teams waar vaker afspraken niet succesvol gerealiseerd worden. Mocht het antwoord ‘nee’ zijn, dan blijft iedereen het oude doen en creëert het team voor de volgende groepsafspraak (wederom) een precedent.
Wat kun je doen? Hoe klein de verandering ook is: Altijd een evaluatiemoment inplannen na een paar dagen of weken. Als er geen verandering gekomen is met elkaar onderzoeken waarom men deze afspraak niet serieus neemt. (Tip: deel dit stukje uit)
Reden 2: Wie maakt de eerste beweging?
Iemand moet de eerste zijn die op de nieuwe manier handelt. Dit is nog niet zo makkelijk: Je loopt het risico dat je door de groep als raar of naïef beschouwd wordt. Dus, ieder voor zich neemt bewust of onbewust het besluit om af te wachten en een ander voor te laten gaan.
De groepsdynamiek werkt vervolgens de verandering tegen: onbedoeld communiceert iedereen non-verbaal aan de anderen: ik beweeg niet. Hoe langer dat duurt, hoe groter het ingebeelde risico om raar of naïef te zijn. En hoe verder de stagnatie inslijt.
Hoe kom je hieruit? Bespreek specifiek wie en wanneer de eerste mensen volgens de nieuwe manier aan de slag gaan.
Reden 3: Angst voor het nieuwe
Tot slot: de mensen hebben zeer waarschijnlijk minder ervaring in de nieuwe werkwijze. De eerst paar keren zal het dus minder soepel, snel of simpel verlopen. De neiging is om na één keer proberen al te roepen “Dit werkt niet” en het weer op de oude manier te doen.
Wat kun je doen? Maak een afspraak over het minimum aantal keren of tijd dat mensen deze manier uitproberen, voordat de evaluatie is of het team er wel of niet mee doorgaat. Maak eventueel een afspraak over de verwachte effecten op normen.
Schenk de volgende keer dat een verandering niet lukt eens aandacht aan deze drie redenen in plaats van een discussie over de inhoud van de afspraak.
