Een tijdje geleden had ik een afspraak met een collega om een stil te staan hoe ik mijn werk organiseer. We kwamen erop uit dat ik veel voordeel heb van mijn discipline in de volgende stappen:

1) Ik stel bij alles wat er vanuit mijn omgeving op mij afkomt de twee vragen:

  1. Wat wil deze persoon van mij?
  2. Wat wil ik hiermee?

2) Daarna maak ik direct een keuze voor één van de volgende drie categorieën:

  1. Hier wil ik niets mee doen: weggooien, archiveren en zo nodig de ander informeren dat ik niet geïnteresseerd ben.
  2. Hier wil ik komende week iets mee doen: op mijn actielijst zetten
  3. Alles dat overblijft: op mijn later/misschien-lijst zetten

3) Ik doe mijn dagelijkse werk vanuit mijn actielijst

4) Eens per week loop ik mijn later/misschien-lijst en mijn actielijst door en begin bij elk onderwerp weer met stap 1.

Ik werk dus met twee lijsten: actielijst en de later misschien-lijst. Dit heb ik doorgevoerd op papier voor acties en ook in mijn email. Na verloop van tijd ben ik dit ook gaan toepassen op eigen ideeën en email die ik verstuur. Ook deze komen in dezelfde mappen terecht.

De keuze bij stap twee maak ik alsof ik eigen baas ben. Dat betekent: 1) Ik ben eindverantwoordelijk voor mijn gewenste resultaten en de (werk)relatie met anderen; 2) Ik heb beperkte middelen (tijd!) en kan dus niet alles doen; en 3) Ik kan anderen om hulp vragen in je keuze, maar niet om toestemming.

De later/misschien lijst wordt in de loop van de tijd steeds langer. Als ik het gevoel krijg “dit loopt uit de hand” neem ik een uur de tijd om rigoureus te schonen. Dat betekent vaak kiezen: niets mee doen. Over het algemeen is dat makkelijk want de oudste onderwerpen in de lijst zijn dan 2-3 maanden oud. Zo maak ik handig gebruik van “Van uitstel komt afstel”. Ik vind het een groot voordeel dat ik zelf die keuze maak en dat het me niet overkomt.

Mogelijk ook interessant