Voor velen zijn overleggen aan de orde van de dag. Het doel van overleg is met je team tot gecoördineerde actie komen. Deze reeks artikelen bevat tips om gestructureerd tot een gedragen besluit te komen.
Tip 2: Splits het gesprek over de huidige en de gewenste situatie
Ik durf geen schatting te maken van het aantal keren dat ik ja, maar gehoord heb. Over het algemeen waren mensen het helemaal niet oneens met elkaar. Hoe zit dat?
Ik heb de indruk dat ’ja, maar’ vaak een wisseling markeert tussen iemand die praat over de huidige situatie en iemand die begint over de gewenste situatie (of andersom). Bijvoorbeeld:
Persoon A: Ik zou graag willen dat het mutatieproces gedaan wordt door één persoon om overdrachtsfouten te voorkomen. {gewenst}
Persoon B: Ja, maar die mensen hebben allemaal verschillende bevoegdheden in het systeem. {huidige}
Persoon A: Ja, maar daar kunnen we tocht wat aan doen? {gewenst}
Hoe doe je het anders? Als je met een groep wilt bepalen hoe je een bepaalde situatie gaat aanpakken …
- Bespreek eerst de huidige situatie. Laat iedereen zijn feiten en meningen op tafel gooien. Als er nu ‘ja, maars’ komen, betekent dat er discussie is over de huidige situatie en dat zorgt voor aanscherpen van het gemeenschappelijke beeld (in plaats van verwarring en irritatie).
- Bespreek daarna de gewenste situatie. Laat iedereen zijn of haar wensen en belangen noemen. Als er nu ‘ja, maars’ komen, maak je scherper wat het gemeenschappelijke doel moet zijn.
- Als je het helemaal strak wilt aanpakken, bespreek dan ook apart de randvoorwaarden en beperkingen ten aanzien van de aanpak. (Al komen deze vaak al aan de orde bij het bespreken van de gewenste situatie).
- Vervolgens laat één of twee personen buiten het overleg een voorstel maken om van A naar B te komen, op basis van het zojuist gevoerde gesprek. (zie het vorige artikel).
De andere tips zijn:
