Voor velen zijn overleggen aan de orde van de dag. Het doel van overleg is met je team tot gecoördineerde actie komen. Deze reeks artikelen bevat tips om gestructureerd tot een gedragen besluit te komen.
Tip 5: Werk aan doelen in plaats van problemen
In een overleg komen vaak problemen aan de orde, waarna er vervolgens veel vragen gesteld worden over het probleem: hoe lang heb je het al? wat zijn de oorzaken? enzovoorts. Gevolg is dat we heel lang praten over het probleem. Het is veel handiger te praten over het doel dat je wilt bereiken. Twee voorbeelden:
We willen dat het ziekteverzuim omlaag gaat. Vervolgens praten we over straffen en nabellen van personen die er niet zijn. Draai het eens om: we willen dat mensen zoveel mogelijk aanwezig zijn: nu gaan we onderzoeken welke obstakels er zijn om te komen en hoe we ervoor kunnen zorgen dat mensen graag komen.
We willen minder acties uitstellen in ons team. Vervolgens praten we over discipline, werkdruk en feedback. Draai het eens om: we willen dat we onze acties zoveel mogelijk nakomen: nu gaan we onderzoeken hoe we afspraken kunnen maken die wél na te komen zijn.
Gevolg van praten over doelen in plaats van problemen is dat er sneller een hoe-vraag op tafel komt, dan een waarom-vraag. Hoe-vragen roepen creativiteit op en zijn actiegericht, waardoor de kans dat er echt iets gebeurt veel groter wordt. Waarom-vragen zijn verklaring-gericht, waardoor het probleem nog logischer wordt dan het al was en er dus weinig verandert!
Bovendien krijg je na het oplossen van een probleem als beloning het volgende probleem. Dat is dus niet echt motiverend. Prettiger is het om een doel te halen!
Dus, bedenk de volgende keer als er een probleem op tafel ligt: welk doel wil ik eigenlijk halen?
De andere tips zijn:
